- 조직 구성원 간에 직무관련 문서를 통한 의사소통 하는것이다 - 업무처리의 필수 요소 이다 - 아이디어를 체계적으로 정리 하는것 - 보고서의 전체적인 틀과 논리적 구성하는것 - 결과 정리 하는것
보고서 의 유형(구분) 상항에 맞게 구분
1)정책 보고서
정책결정권자가 정책과 관련한 현황과 문제를 정확하게 인식하고 정책결정을 할 수 있도록 전략 또는 대책 등을 제시하는 보고서 입니다
2)상황 보고서
특정 사안에 대한 구체적인 사실관계, 언론 등에 이슈화된 사항 및 이에 대한 대응 내용을 담은 비교적 짧은 분량의 보고서 입니다
3)회의 보고서
각종 회의와 관련해 작성하는 보고서로서, 회의 전에 작성하는 회의자료 보고서와 회의 종결 후 작성하는 회의 결과 보고서 등이 있습니다
4)행사 보고서
의사결정자가 행사 참석 전에 행사의 전체 스케줄을 파악하고 말씀 내용을 미리 정리하는 데 도움을 드리기 위해 작성하는 보고서 입니다
보고서 작성의 원칙
- 보고서는 의사결정을 돕기 위해 작성 하는것 - 읽는 사람 입장에서 작성 방식 으로 쓰는것 - 간략하고 쉽게 이해할 수 있도록 작성 하여야한다 - 보고서 내용 구성은 보고하고자 하는 순서대로 작성 하는것이다 - 문제 제기 시 문제 해결 방안 제시 하는것이다 - 핵심 내용을 우선순위에 따라 구조화하여 작성 하는것 이다
보고서 전개방식 (서론 본론 결론 )
서론 : 핵심 내용 을 파악할 수 있도록 적는 기술이다 보고배경 - 왜 보고를 하는 지에 대해 보고서의 작성배경과 추진경과 및 필요성 등을 중심으로 작성 - 그간의 업무 처리가 누적되었거나 작성배경이 복잡한 경우 추진경과 작성
현황 및 문제점 - 현재 상황을 초래한 원인과 문제점을 분석 한다
본론 : 문제점을 대응하는 해결방안을 제시하여 보고서의 핵심이다
정책방향과 추진과제 - 정책방향에 담긴 취지와 목표를 한차원 높은 단계에서 추상적․포괄적 표현을한다 - 추진과제는 정책목표에 부합하며 실천 가능한 내용으로 구성한다 - 환경적(인력, 예산, 조직 분위기 등)요인을 고려해야한다 : 문제점을 대응하는 해결방안을 제시하여 보고서의 핵심이다 추진방법 - 채택된 정책을 성공적으로 추진하기 위해 시기, 방법, 자원 배분 등을 결정 - 정책의 효과적 관리에 필요한 조직, 인적자원, 예산, 일정을 검토 결론 - 행정적 조치 내용, - 추진 일정 등 기술
보고서 서식
- A4 기준 여백: 위/아래 15mm, 좌/우 20mm, 머리말/꼬리말 10mm - 중요한 사항은 굵은 글씨나 밑줄로 강조 한다 - 글자체는 휴먼명조, 신명조 등을 기본 이다 - 하나의 문서에 글씨체가 4개 이상되지 않게 하기 - 장평 97~100%, 줄 간격은 160
보고서 항목 표시 방법
- 보고서 문단은 번호항목과 특수기호 를 사용하여 구분 한다 - 첫째 항목부호는 문단의 맨 앞에 위치시키고, 다음 항목부호는 앞 항목부호의 1~2칸 오른쪽에 위치 시켜야 한다 - 항목부호와 그 항목의 내용 사이는 1~2칸을 띄우고, 항목 수준이 높아질수록 글자수 줄이고 줄 간격 넓게 한다
보고서 최종 보고 방법
- 오탈자 등 보고서의 오류가 없는 지 반드시 확인 한다 - 아무리 좋은 내용이라도 이해하기 쉽고 깔끔하게 정리되어 있지 않으면, 읽고 싶지 않고 이해하기 힘들다